こんにちは！
元公務員ライターの ikemi（@ikemi_writer） です！
本記事に興味をもっていただいたあなたは、こんな疑問を持っているのではないでしょうか？
入庁する前に公務員の必須知識を身につけておきたい！幅広く使える実務の必須知識を教えてほしい！
支出負担行為決議書・支出決議書って何？はじめて聞いたけど、なんのことかさっぱりわからない・・・
私も小心者なので、入庁してからスタートダッシュを切れるかどうか、めちゃくちゃ不安でした。
入庁する前に、ある程度、必要な知識を身につけておきたかった。
でも、公務員として働くうえで、本当に必要な知識ってなんなのか、よく分からないですよね。
ということで、今回は、公務員としての超実用的な知識を解説します。
テーマは、支出負担行為決議書と支出決議書 です。
公務員らしい難しそうな言葉で、入庁後につまづくポイントの代表例といえます。
では、わかりやすく丁寧に解説していくので、ぜひ最後まで読んでみてください。
「支出負担行為決議書」「支出決議書」とは？
「支出負担行為決議書」と「支出決議書」は支払い事務の手続き上、作成しなければならない書類です。
ややこしそうなワードですが、ちゃんと意味を理解しておかないと、適切な事務処理はできません。
支出負担行為決議書は支出決議書は、支払い事務にほぼ100％使用するので。
ちなみに、正式な名称は自治体によって異なりますが、大体似たような呼び方をされています。
「支出負担行為書」とか「支払決議書」とか。ただ、役割はすべて同じです。
公務員は、まず最初に支払い事務を覚えなければ、仕事になりません。
特に事務職の場合、お金の支払い事務はルーティンワークであり、若手職員の仕事。
勘定が苦手、数字が苦手という人でも、避けては通れません。
では、「支出負担行為決議書」と「支出決議書」を作成する意味やタイミングなどを詳しくみていきましょう。
【前提】支払い事務の流れを解説
まず、前提として、支払い事務の流れを簡単に説明します。
業者から物を買うときの基本的なパターンです。
- 業者から見積書をもらう
- 見積書をもとに支出負担行為決議書を作成する
- 発注する
- 納品物に不良がないか検査を行う
- 支出決議書を作成する
では、これから「支出負担行為決議書」と「支出決議書」の役割を解説していきます。
支出負担行為決議書とは＝支払い予定を記載した文書
支出負担行為決議書とは、「○○を買うために、△△に対して、□□の予算から、●●円を支払う予定です。」ということが書かれた文書のことです。
購入前に契約内容を明らかにしておくために作成するものですね。
では早速、実物を見てみましょう。
作成に時間がかかりそうな書類ですが、専用ソフトに「○○を買うために、△△に対して、□□の予算から、●●円を支払う」という情報を打ち込めば、自動で出てくるので心配不要です。
支出負担行為決議書を作成する意味は2つあります。
2. 予算を確保するため
まず1つは、支払い内容を記載した支出負担行為決議書を上司までみてもらうことによって、その支払いが適切かどうか、判断してもらうこと。
そこで、上司のOKが出れば、やっと、業者に発注することができます。
担当者だけの判断で、好き勝手に税金を使うわけにはいかないですからね。
※自分が作成した文書を上司にみてもらうことを「決裁」といいます。
日常的に使う言葉なので覚えておきましょう。
支出負担行為決議書を作成するもう1つの目的は、購入前に予算を確保しておくこと。
支出負担行為決議書は専用の会計ソフトを使って作成するので、「支払い予定額●●円」と入力すれば、自動的に予算から●●円が確保されます。
前もって予算を確保しておかないと、支払いのときに予算がないってなったら取り返しがつかないですからね。
いろいろ書きましたが、例えば・・・
家計から何かを買うときは、家族に対して「今度〜〜を買うから、これくらいお金つかうよ」っていう確認をとりますよね。
あの確認作業とお金の確保を、支出負担行為決議書という文書を使ってやっているだけです。
支出決議書＝実際の支払い内容を記載した文書
支出決議書とは、「○○を買ったので、△△に対して、●●円を支払います。」という文書のこと。
実際にお金を支払う際に作成するものです。
行政は後払いが基本なので、物が手元に届いて、業者から請求書を渡されたタイミングで作成します。
でも、せっかくなので実物をみてみましょう。
支出決議書も、専用の会計ソフトを使って作成します。
支出負担行為決議書のデータを呼び起こして、実際の支払い金額を入力するだけ。
そして、支出負担行為決議書と支出決議書は必ずセットで、上司に確認してもらいます。
支出負担行為決議書を見せて、「これが当初予定していた支払い内容です。」
支出決議書を見せて、「これが実際の支払い内容です。予定通りなので、支払い手続きを進めます。」みたいな説明をすればOKです。（書類を渡すだけで、勝手に確認してくれるのがほとんどですが）
上司のOKをもらった支出決議書は、さらに会計部署でもチェックされることも覚えておきましょう。
そして、問題がなければ、会計部署でお金の支払いが行われる仕組みになっています。
支払額が大きい場合などは、支出決議書の書き方や必要な添付書類が異なります。ただ、それらすべてのパターンを完璧に把握している職員はほぼいないので、会計部署のチェックで間違いを指摘されることも珍しくありません。
まとめ：購入前には支出負担行為決議書、支払い前には支出決議書の作成を忘れずに！
では、この記事のまとめです！
◆「支出負担行為決議書」は、支払い予定を記載するもので購入前に作成
◆「支出決議書」は、実際の支払い内容を記載するもので支払い前に作成
かなり幅広く使える実践的な知識なので、頭の片隅に入れておくだけでも役立つはず。
「支出負担行為決議書」と「支出決議書」は新人がつまづきやすいポイントなので、ぜひ覚えておきましょう。
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