こんにちは！
元公務員ライターの ikemi（@ikemi_writer） です！
本記事に興味をもっていただいたあなたは、こんな疑問を持っているのではないでしょうか？
働く前に、最低限の知識を身につけておきたい！できるだけ上司に迷惑をかけないようなスタートを切りたい！
今回、紹介する公務員の必須知識は「グループウェア」。
公務員に限った知識ではないのですが、会社や団体などで使用されるものなので、学生には馴染みがないかもしれません。
ただ、グループウェアなくしては、公務員の仕事は成り立ちません。
それほどまでに、グループウェアは重要なコンテンツなのです。
では、早速、グループウェアの仕組みや使い方のコツなどを解説していきます！
グループウェアとは？
まずは、グループウェアの基本的な機能は大きく分けて2つ。
それぞれ仕事を進めるうえで欠かせない機能なので、詳しく見ていきましょう
機能①：職員同士のコミュニケーションツール
グループウェアは、職員のコンピュータ同士を組織独自のネットワークでつなぎ、チャットやスケジュール共有などを可能にするシステムです。
グループウェアの種類はいろいろあるのですが、例えば私の自治体でいうと・・・
パソコンを立ち上げ、グループウェアのソフトを起動させると、「チャット」「スケジュール」「To Doリスト」「出退勤時間確認」などのアイコンが並んだトップ画面が開くはず。
基本的には、この画面を起点に仕事を進めることになるでしょう。
「チャット」を選択すると、１対１でも、何百人のグループでも、県庁職員であれば誰とでもチャットを行うことができます。
もちろんデータを添付することも可能です。
部屋が異なる別の部署の人と相談するときは電話ではなくてチャットを使用するのがおすすめ。
文章として残りますし、時間があるときに読めるので相手にとっても都合がいいからです。
「スケジュール」を起動させると、簡単に自分のスケジュールを打ち込むことができますし、他の職員のスケジュールを確認することができます。
もちろん部分的に非公開にすることも可能。
仕事ができる人は、上司に相談事があるとき、その上司のスケジュールをグループウェアで確認してから時間的に余裕があるタイミングを狙っていましたね。
また、仕様によっては、インターネットへの接続や、休暇申請・残業申請などもグループウェアから行う場合もあります。
機能②：メールも使える
仕事をしていると、外部の人とメールでやり取りするケースが頻繁にあります。
チャットツールが主流になりつつありますが、官公庁はまだまだメール連絡が基本です。
グループウェアには、基本的にメール機能も実装されています。
グループウェアからメールの送受信画面を開くのが、毎朝の日課になることでしょう。
ちなみに、グループウェアにもデータ容量の制限はあります。
全職員でシェアしているので、個々に割り当てられるデータ容量はかなり小さいです。
そもそも動画なんて、容量が大きすぎて送信できませんよ。
画像が添付されたメールを放置していると容量上限に達して、新たな送受信ができなくなることも。
メールの管理も、業務を円滑に進めるための大事な仕事と認識しておきましょう。
できる職員ほどグループウェアを使いこなす
組織で仕事を進めるにあたっての便利機能が備わっているのが「グループウェア」です。
そして、できるだけたくさんの機能を駆使するのが重要。
ただのチャットツールとしか思ってない人も多いのですが、かなりもったいない。
仕事ができる人ほど、さまざまな機能を使いこなしています。
自治体によって、仕様が異なるので具体的なアドバイスは難しいですが、いろいろとシステムを触っていればおもしろい機能が見つかるはず。
10年近くたったときでも、知らない機能があったりしますからね。笑
ちなみに、操作方法に関しては、ものすごく単純。
今の若者であればなんの問題もなく使いこなせるようになるので、安心してくださいね。
コメント